« On ne sait jamais, on garde tout. » C’est le réflexe le plus répandu chez les dirigeants de TPME face à leurs archives — papier ou numériques. Il part d’une bonne intention, mais il repose sur une confusion fréquente : conserver indéfiniment n’est pas plus sûr que détruire n’importe comment. Dans les deux cas, vous êtes exposé.
La loi suisse fixe des délais de conservation précis selon la nature du document — Code des obligations, TVA, nLPD — et impose, une fois ces délais passés, une obligation de suppression des données qui ne sont plus nécessaires. Beaucoup de TPME ignorent cette seconde partie de l’équation.
Trop garder est aussi un risque, pas seulement trop peu
On pense spontanément au risque de détruire un document trop tôt. Mais conserver indéfiniment des données obsolètes — anciens dossiers clients, e-mails de collaborateurs partis depuis longtemps, archives de projets clôturés — augmente mécaniquement votre exposition en cas de cyberattaque, et peut constituer, en tant que tel, un manquement à la nLPD, qui impose de ne conserver que ce qui reste nécessaire.
À l’inverse, détruire au mauvais moment ou sans trace peut vous mettre en difficulté lors d’un contrôle TVA, AVS, ou en cas de litige nécessitant de prouver un fait antérieur.
Ce que la loi suisse attend concrètement d’une TPME
- Un tableau de référence par type de document : ce qui doit être conservé 5 ans, 10 ans, ou de façon permanente.
- Un protocole de purge régulier, appliqué chaque année, pour les serveurs, boîtes e-mail et espaces de stockage cloud.
- Une preuve formelle de destruction lorsque des données sont supprimées, via un document officiel — souvent réclamé en cas de contrôle.
- Une règle claire sur ce qui peut être détruit physiquement une fois numérisé, et ce qui doit être conservé sous forme originale.
Un protocole clé en main plutôt qu’une recherche juridique de plusieurs jours
Le Kit « Archivage légal Suisse : le protocole de purge sécurisée » rassemble ce qui, autrement, nécessiterait plusieurs jours de recherche juridique : un récapitulatif clair des délais de conservation selon le Code des obligations, la TVA et la nLPD, une check-list de nettoyage annuel prête à appliquer, un modèle de procès-verbal de destruction, et un mémo « Papier vs Numérique » pour savoir ce qui peut être détruit après numérisation.
Résultat direct : moins de stockage cloud payé pour des archives obsolètes, un risque réduit en cas d’incident de sécurité, et une sérénité totale le jour où un contrôle fiscal ou social se présente.
Envie d’aller plus loin ?
Si vous ne savez pas exactement ce que vous devez garder, pendant combien de temps, ni comment prouver une destruction conforme, ce kit vous donne un protocole complet, applicable dès aujourd’hui.
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Idéal en complément du Pack Sérénité nLPD & IA, pour couvrir l’ensemble du cycle de vie de vos données.
Vous préférez être accompagné(e) pas à pas plutôt qu’en autonomie ? Je propose aussi un accompagnement sur mesure en tant qu’assistante de direction indépendante, pour la mise en œuvre conjointe de ces outils dans votre entreprise.
Stéphanie Peycru, assistante de direction indépendante à Genève.
