La création d’une Sàrl est souvent bien documentée sur le papier : capital libéré, passage chez le notaire, inscription au Registre du commerce, statuts déposés. En quelques semaines, votre entreprise existe juridiquement. Ouf. Mais ce que personne ne vous dit clairement — ni le notaire, ni parfois la fiduciaire — c’est ce qui se passe dans les semaines et mois qui suivent. C’est là que les vrais pièges se cachent. Et que les factures imprévues tombent.
L’inscription au RC : un point de départ, pas une ligne d’arrivée
Beaucoup de fondateurs vivent l’inscription au Registre du commerce comme une victoire — et c’en est une. Mais elle déclenche simultanément une série d’obligations administratives auxquelles peu d’entrepreneurs ont été préparés. C’est un peu comme recevoir les clés d’un appartement sans qu’on vous ait dit qu’il faut ouvrir l’eau, brancher l’électricité et déclarer votre arrivée à la commune.
En dix ans d’accompagnement de dirigeants de TPME à Genève, j’ai vu le même scénario se répéter : un fondateur enthousiaste, concentré sur son produit ou son service, et une pile d’obligations administratives qui grossit discrètement dans son dos — jusqu’au jour où elle devient un problème.
Chiffres clés à retenir
| Capital min. Sàrl | Délai affiliation LPP | Seuil TVA obligatoire |
|---|---|---|
| CHF 20’000.- | 30 jours | CHF 100’000.- de CA / an |
| Capital minimum libéré pour constituer une Sàrl en Suisse | Délai pour affilier un premier collaborateur à une caisse LPP | Seuil de CA annuel déclenchant l’assujettissement obligatoire à la TVA |
Mois par mois : ce qu’il faut faire — et ce qu’on oublie
Mois 1 — Les affiliations : la priorité absolue que personne ne déclenche à votre place
L’inscription au Registre du commerce déclenche automatiquement une notification à la caisse cantonale de compensation AVS (OCAS Genève). Beaucoup de dirigeants pensent que cette notification suffit à régler leur situation. C’est faux.
Vous devez vous affilier activement — soit en tant qu’indépendant si vous êtes associé-gérant sans salariat de la société, soit en tant qu’employeur si vous vous versez un salaire ou si vous prévoyez d’embaucher. Ce sont deux démarches distinctes, avec des formulaires distincts.
- Affiliation AVS (OCAS Genève) en tant que personne morale employeur — même si vous êtes seul, dès que vous vous versez un salaire
- Ouverture d’un compte bancaire professionnel distinct du compte de capital initial — obligatoire pour la traçabilité comptable
- Souscription LAA si vous avez des collaborateurs (accidents professionnels obligatoires, non-professionnels si +8h/semaine)
- Vérification de l’assurance RC professionnelle — non obligatoire légalement mais indispensable pour votre activité
- Choix d’une caisse LPP si vous avez des salariés dépassant CHF 22’050 brut/an
- Mise en place d’un outil comptable — même un simple tableur suffit au départ, l’essentiel est de commencer immédiatement
A noter : Si vous payez des salaires avant cette affiliation, les cotisations restent dues — avec des intérêts moratoires. La caisse ne fait pas de geste commercial sur ce point.
Mois 2–3 — La TVA : une décision qui ne souffre pas le « on verra plus tard »
La TVA est l’une des questions les plus mal anticipées par les nouveaux dirigeants genevois. La règle de base : vous devez vous inscrire à la TVA dès que votre chiffre d’affaires annuel dépasse CHF 100’000. En dessous, vous êtes dispensé — mais vous pouvez vous inscrire volontairement.
L’inscription volontaire : souvent plus avantageuse qu’on ne le croit
Si vous achetez du matériel, des logiciels, des services professionnels dès le démarrage, une inscription TVA immédiate vous permet de récupérer la TVA payée sur ces achats dès le premier jour. Sur un investissement de démarrage de CHF 10’000 TTC, c’est environ CHF 770 récupérables. Pas négligeable.
Le scénario catastrophe : le dépassement non anticipé
Imaginez que vous prévoyez CHF 80’000 de CA la première année, que vous ne vous inscrivez pas à la TVA, et que vous finissez l’année à CHF 115’000. Vous devrez reverser la TVA sur l’ensemble du CA dépassant le seuil — sans avoir pu la facturer à vos clients. L’addition sort de votre poche.
Mois 3–6 — La comptabilité : l’erreur du « j’ai encore le temps »
La Sàrl est soumise à l’obligation comptable suisse (CO art. 957 et suivants) : tenue de comptes, bilan et compte de résultat annuels obligatoires, avec conservation des pièces justificatives pendant 10 ans.
Ce que j’observe invariablement chez les fondateurs qui gèrent seuls leurs premiers mois : les reçus s’accumulent dans une boîte à chaussures, les relevés bancaires ne sont pas réconciliés, et la première rencontre avec la fiduciaire en fin d’année se passe dans la douleur.
Ce que ça coûte concrètement : Un bouclement comptable bien préparé — justificatifs classés, mouvements documentés, TVA suivie mois par mois — représente 8 à 15 heures de travail fiduciaire. Le même travail effectué sur des données mal tenues, éparpillées et incomplètes : 30 à 50 heures. À CHF 180–250 de l’heure, l’écart peut facilement atteindre CHF 3’000 à 7’000 de facturation supplémentaire. Par an. Chaque année.
Votre premier recrutement à Genève : ce qu’on ne vous dit pas avant la signature
Beaucoup de dirigeants créent leur Sàrl seuls, puis engagent un premier collaborateur quelques mois plus tard. C’est souvent à ce moment que la charge administrative prend une tout autre dimension — et que les lacunes des premiers mois rattrapent les retardataires.
Ce que la loi ne vous oblige pas à faire — mais ce qui vous protège
En Suisse, le contrat de travail écrit n’est pas légalement obligatoire pour un CDI. La loi reconnaît les contrats oraux. Mais en cas de litige — sur le salaire, les vacances, les attributions, le délai de préavis — c’est votre parole contre celle de votre collaborateur. Et sans écrit, les tribunaux appliquent les dispositions légales minimales, qui peuvent ne pas correspondre à ce que vous aviez convenu verbalement.
CE QUE VOUS DEVEZ PRÉPARER AVANT LE PREMIER JOUR DE VOTRE COLLABORATEUR
- Contrat de travail écrit — signé avant la prise de poste, pas après
- Affiliation LAA notifiée à votre assureur avec le nom et le taux du nouveau collaborateur
- Affiliation LPP si le salaire annuel dépasse CHF 22’050 — dans les 30 jours
- Déclaration à la caisse AVS avec le salaire projeté pour l’année
- Vérification des allocations familiales — le canton de Genève applique la LCAF-GE, avec des montants revalorisés régulièrement
- Règlement interne ou livret d’accueil — non obligatoire mais vivement recommandé dès 2 collaborateurs
La check-list des 6 premiers mois : ce que vous devez avoir coché
| Étape | Quand | Statut |
| Inscription RC + réception du certificat | J0 | ✔ Fait à la création |
| Affiliation AVS (OCAS) en tant que personne morale | Sem. 1 | ⚠ Souvent oublié |
| Ouverture compte bancaire professionnel | Sem. 1–2 | → À faire immédiatement |
| Souscription assurance RC professionnelle | Sem. 1–2 | → Non obligatoire, indispensable |
| Mise en place outil de suivi comptable | Sem. 1–2 | → Même basique |
| Décision TVA (inscription volontaire ou attente seuil) | Mois 1–2 | ⚠ Décision à prendre tôt |
| Première facture numérotée correctement (numérotation séquentielle) | Mois 1 | → À vérifier |
| Contrat de travail (si recrutement) | Avant J1 collaborateur | ⚠ Trop souvent signé après |
| Affiliation LPP (si recrutement) | Dans les 30j | ⚠ Délai à respecter absolument |
| Premier décompte AVS mensuel | Fin du 1er mois salarial | → À mettre en calendrier |
| Dossier mensuel comptable — 1er bouclement partiel | Mois 3 | → Ne pas attendre décembre |
| Vérification concordance masse salariale déclarée / réelle | Mois 6 | → Anticipez le bouclement |
Ce que font les dirigeants bien accompagnés — dès le premier jour
Les entrepreneurs genevois qui s’en sortent le mieux administrativement ne sont pas nécessairement les plus organisés de nature. Ce sont ceux qui ont compris une chose tôt : leur énergie et leur concentration doivent aller à leur cœur de métier. Pas aux formulaires, aux délais de déclaration ou à la chasse aux pièces justificatives.
Ils ont donc pris une décision structurante très tôt : externaliser la veille et le pilotage administratif à quelqu’un qui connaît ces sujets dans le contexte suisse spécifiquement. Pas nécessairement à temps plein. Mais de façon structurée et régulière — pour qu’aucun délai ne soit raté, aucune obligation ignorée.
Ce que change un appui administratif externalisé dès la création :
- Zéro cotisation oubliée ou versée en retard
- Un bouclement comptable simple à transmettre à la fiduciaire en fin d’année
- Des contrats de travail corrects avant chaque prise de poste
- Un interlocuteur qui anticipe pour vous — au lieu de réparer après
C’est exactement ce que je propose dans ma prestation « Bras droit externalisé » — un accompagnement sur-mesure, pensé pour les dirigeants de TPME qui veulent être bien entourés sans se charger d’un recrutement.
