Recruter est l’un des investissements les plus risqués pour une petite entreprise en Suisse romande. Entre le coût financier d’une erreur et l’impact sur la cohésion d’une équipe réduite, le droit à l’erreur est quasi nul.
Pourtant, beaucoup de dirigeants engagent « au feeling » faute de budget pour une agence de placement.
Voici comment professionnaliser ce recrutement stratégique en vous appuyant sur une méthodologie rigoureuse.
Un processus de sélection par étapes
Pour filtrer efficacement sans agence, suivez ces étapes clés de ma roadmap :
- Tri des candidatures : ne gardez que les profils qui matchent avec vos critères.
- Le test des valeurs communes : Ce n’est pas obligatoire, mais aide énormément à faire un deuxième tri. Plusieurs de mes clients ont opté pour un test QCM très simple, à réaliser en ligne via un Google Form. D’autres ont préféré demander une vidéo de 30 secondes aux candidats pré-sentis.
- Entretien téléphonique : un premier filtre de 5 minutes pour vérifier la motivation et convenir d’une entrevue. Vous seriez étonné du nombre de candidats qui finalement ne sont plus intéressés par l’offre ou ont déjà trouvé un emploi.
- Entretien physique : compter entre 30 minutes et 1 heure d’entrevue, idéalement mené à deux pour croiser les regards.
Entretien n°1 : première rencontre et test pratique
1. Briser la glace : 3 questions pour lancer l’échange
L’objectif est de mettre le candidat à l’aise avec des sujets familiers avant d’entrer dans le vif du sujet. Ces questions permettent d’observer naturellement la fluidité de la communication :
- Le trajet : « Vous avez trouvé nos bureaux facilement ? Le trajet s’est bien passé ce matin ? » (Simple, bienveillant, permet de débuter la discussion sans pression).
- L’environnement : « Connaissez-vous déjà ce quartier de Genève ou est-ce une découverte pour vous ? » (Crée un point de connexion géographique).
- L’organisation : « Comment s’est passée votre préparation pour venir nous rencontrer aujourd’hui ? » (Une question ouverte qui laisse le candidat raconter une petite anecdote s’il le souhaite).
2. Les questions indispensables, sans tomber dans le cliché
Un(e) bon(ne) assistant(e) ne se contente pas d’exécuter, il ou elle anticipe.
- Sur l’organisation : « Quels outils utilisez-vous pour gérer vos priorités quand tout semble urgent en même temps ? ».
- Sur la discrétion : « Comment gérez-vous une situation où un collaborateur vous pose une question insistante sur un dossier confidentiel que vous traitez pour moi ? »
- Sur l’adaptabilité : « Dans une petite structure, les missions évoluent vite. Quelle est la compétence que vous avez dû apprendre en autodidacte dans votre dernier poste ? ».
3. Un test pratique
Encore une fois, cela n’est pas obligatoire. Pourtant lors de mon dernier recrutement, un test simple a permis de faire pencher la balance en faveur d’une candidate.
- Donnez-lui un document que le candidat devra traiter une fois en poste (ex. Une facture fournisseur, un contrat d’assurance, un formulaire d’annonce AVS…). Demandez-lui de rédiger un mail selon un scénario déterminé.
- Vous êtes invité à une conférence prochaine. Demandez-lui de lister toutes les tâches qu’il ou elle devra assurer pour organiser votre voyage d’affaires.
4. Passer en revue le poste et conditions salariales
Cette étape de l’entretien d’embauche est essentielle, car elle permet de poser les bases de la future collaboration.
- Cahier des charges
- Date d’entrée en poste
- Prétentions salariales
- Avantages accordés aux salariés
Post-entretien : vérifier ces références
On ne le répètera jamais assez : vérifier les références auprès des anciens employeurs est indispensable avant de poursuivre le recrutement.
Second entretien : confirmer son choix et négocier les termes du contrat
Le premier entretien a été concluant et les références du candidat sont solides. Vous pensez avoir trouvé la perle rare. Il est temps de finaliser le recrutement en proposant un second entretien qui permettra de confirmer votre choix et de négocier les termes du contrat.
Pour sécuriser l’engagement du candidat, je vous conseille de lui fournir, dès la fin de l’entretien, une lettre d’embauche simple. Cela rassure les deux parties et vous laisse un peu de temps pour rédiger le contrat de travail en bonne et due forme.
Vous n’êtes pas à l’aise pour recruter ?
Mon rôle de bras droit est de vous fournir les outils : de la rédaction de la fiche de poste à la mise en place de votre Roadmap RH personnalisée.
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Pour aller plus loin : lire mon article sur l’Onboarding!
