Comment transformer une rupture brutale en opportunité de restructuration ? C’est le défi que j’ai relevé pour l’un de mes clients genevois suite au départ d’un collaborateur historique.
Lorsqu’un maillon essentiel d’une entreprise s’en va, le réflexe est de recruter immédiatement dans l’urgence. C’est l’erreur à ne pas commettre. Voici la méthode que j’ai appliqué :
Phase 1 : Audit opérationnel
Pendant deux mois, j’ai occupé le poste clé en mode « commando » (1 jour/semaine). Mon but n’était pas de simplement « faire le job », mais de l’analyser. J’ai identifié chaque point de friction dans la gestion des stocks et de la comptabilité.
Phase 2 : Nettoyage des processus
L’ancien collaborateur s’éparpillait ou sautait certaines étapes essentielles.
Exemple : les factures fournisseurs étaient classées sous le serveur sans être renommées. Le fiduciaire, qui avait mis en place un Drive partagé, m’a avoué qu’il perdait du temps à cause de factures similaires en double ou parfois triple exemplaires.
Phase 3 : Cadrer pour le futur
Avant de recruter à nouveau, il a fallu définir le « profil idéal » basé sur la réalité du terrain, et non sur une ancienne fiche de poste obsolète.
Ce poste qui semblait très complexe au début de mandat s’avère être simple. Il demande rigueur et concentration de la part de l’employé, ainsi que des bases en comptabilité. Un novice pourrait être accepté pour ce rôle.
Phase 4 : Une transmission fluide
Aujourd’hui, la nouvelle personne en poste ne repart pas de zéro. Elle hérite d’un cadre de travail sain, de processus écrits et d’une vision claire.
Je l’accompagne pendant 3 jours complets afin de lui passer le relai, expliquer le processus et être à ses côtés en cas de doute.
Le gain pour le dirigeant ?
Les erreurs du passé sont rectifiées et la prise de poste pour le nouveau collaborateur est plus fluide.
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