En tant que dirigeant, vous avez la tête à vos clients, à votre stratégie et au développement de votre entreprise. Mais qui garde un œil sur les « petites lignes » de vos prélèvements bancaires ?
Récemment, j’ai été mandatée par une petite structure pour une mission de tri et de mise au propre de leurs contrats. Le constat était frappant : des documents éparpillés, une version informatique inexistante et un sentiment de flou total pour le dirigeant.
Contrat introuvable = contrat oublié
En croisant la comptabilité avec les contrats physiques, un détail a attiré mon attention : un prélèvement automatique mensuel récurrent, dont le montant me semble conséquent. Je ne trouve aucun contrat papier ou sous le serveur.
Après une investigation auprès du fournisseur, le verdict tombe :
- Un contrat actif depuis 3 ans.
- Des prélèvements automatiques ininterrompus.
- Zéro utilisation des services par l’entreprise pendant toute cette période.
Résultat : entre CHF 5’000.- et CHF 6’000.- jetés par les fenêtres. Une somme qui aurait pu être investie dans du nouveau matériel, dans une formation interne ou une campagne marketing.
Comment est-ce possible ?
C’est la première question que m’adresse le dirigeant.
a réponse tient en deux points critiques que rencontrent souvent les TPME à Genève ou ailleurs :
- Le turnover administratif : En 3 ans, plusieurs personnes se sont succédées au secrétariat. Sans méthode de classement unifiée ni passation de dossiers rigoureuse, la mémoire de l’entreprise s’est effacée.
- Le manque de temps du dirigeant : Focalisé sur l’opérationnel, le patron connaissait le nom du fournisseur mais n’avait jamais eu le temps de vérifier si l’abonnement était toujours pertinent.
Ma solution : un nettoyage administratif et une digitalisation obligatoire de tous les contrats en cours
Cela peut semble basique, pourtant cela n’a jamais été fait !
Pour éviter que cela ne se reproduise, nous avons mis en place :
- Une base de données centralisée : Tous les contrats sont désormais numérisés, classés et associés à une date d’échéance (sous un tableau de monitoring).
- Un audit des prélèvements : chaque trimestre, nous demandons un extrait comptable au Fiduciaire et vérifions si les prélèvements automatiques sont encore d’actualité.
- Un processus de passation : peu importe qui occupe le poste, la structure de classement reste la même.
Ne laisser plus votre argent dormir chez vos fournisseurs
Cette expérience prouve qu’un œil externe et expert est souvent le meilleur moyen de réaliser des économies immédiates. Ce n’est pas seulement du secrétariat, c’est de la gestion de performance.
Et vous, savez-vous exactement ce que vous payez chaque mois ? Offrez-vous une cure de santé administrative.
